วิธีลด Toxic ในที่ทำงานด้วย "สุนทรียสนทนา"

"ไปทำงานทุกวันเหมือนไปสนามรบ" คุณกำลังรู้สึกแบบนี้อยู่รึเปล่า ที่ทำงานที่เต็มไปด้วยพลังลบและความขัดแย้ง ต่างคนต่างจะ "แรง" ใส่กันโดยไม่จำเป็น และการสื่อสารที่มี hidden agenda ตลอด สิ่งเหล่านี้ไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ผลักดันองค์กรไปข้างหน้า

สถานที่ทำงานที่มีความ “Toxic” ไม่เพียงทำลายบรรยากาศการทำงานเท่านั้น แต่ยังบั่นทอนประสิทธิภาพ การมีส่วนร่วม และสุขภาพจิตของพนักงานอย่างรุนแรง ผลลัพธ์คือพนักงานหมดไฟ การเมืองเข้มข้น คนเก่ง ๆ พากันลาออก Engagement ลดลง และองค์กรล้มเหลวในการสร้างวัฒนธรรมที่ทุกคนสบายใจที่จะทำงาน

แต่เราจะแก้ไขสิ่งนี้ได้อย่างไร คำตอบอาจไม่ได้อยู่ที่กฎระเบียบที่เข้มงวดหรือการลงโทษที่หนักหน่วง หากคุณเป็นหัวหน้าที่รู้สึกว่าในทีมกำลังเผชิญบรรยากาศแบบนี้ คุณก็ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนตัวเองให้กลายเป็นหัวหน้าที่ดุดันเพื่อเอาพนักงานที่ดื้อรั้นให้อยู่หมัดเสมอไป แต่เพียงแค่คุณปรับวิธีการสื่อสารให้กับทีม ด้วยการเพิ่ม "สุนทรียสนทนา"—ศิลปะของการสื่อสารที่เต็มไปด้วยความเข้าใจ การฟัง และความจริงใจ ซึ่งจะค่อย ๆ เปลี่ยนสภาพแวดล้อมที่เต็มไปด้วยความตึงเครียดให้กลายเป็นพื้นที่แห่งการเรียนรู้ การเติบโต และความร่วมมือ

ความหมายของ Toxic Workplace และผลกระทบที่แท้จริง

ที่ทำงานที่เต็มไปด้วยความ Toxic คือพื้นที่ที่มีการสื่อสารเชิงลบ ความขัดแย้งที่ไม่ได้รับการแก้ไข การขาดความไว้วางใจ และการขาดวัฒนธรรมที่สนับสนุนพนักงาน ผลลัพธ์ที่เห็นได้ชัดเจนคือ

• ผลกระทบต่อประสิทธิภาพ: พนักงานที่ต้องเผชิญกับความตึงเครียดอย่างต่อเนื่องจะมีสมาธิลดลงและทำงานได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพ เพราะมัวแต่เอาเวลาไปฟาดฟันและรับมือกับความขัดแย้ง จนไม่เหลือพลังสำหรับการทุ่มเทให้กับงาน

• การขาดความไว้วางใจกัน: การขาดการสนทนาที่เปิดกว้าง รับฟัง ทำให้พนักงานไม่รู้สึกถึงความปลอดภัยในการแสดงความเห็น เมื่อมีปัญหาก็ไม่กล้ารายงาน มีไอเดียดี ๆ ก็เลือกที่จะเก็บไว้ดีกว่าพูดไปแล้วเสี่ยงโดนต่อว่า

• ภาวะหมดไฟและความเหนื่อยล้าทางอารมณ์: เมื่อพนักงานต้องเผชิญกับความตึงเครียดเป็นเวลานาน ก็จะส่งผลกระทบต่อสุขภาพจิตและร่างกาย นำไปสู่ต้นทุนแฝงในการรักษาพยาบาล รวมถึงเวลาที่เสียไปจากการที่พนักงานมีใจและกายที่ไม่เต็มร้อย จนสุดท้ายคนที่ไม่ไหวหรือเกิดคิดได้ก็ลาออกในที่สุด

สุนทรียสนทนา: ศิลปะของการสื่อสารเพื่อการเปลี่ยนแปลง

การสื่อสารถือเป็นปัจจัยที่สำคัญมากในการกำหนดบรรยากาศและวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน ยิ่งเป็นการสื่อสารจากหัวหน้าทีมด้วยแล้วยิ่งมีผลกระทบสูง สุนทรียสนทนาไม่ใช่แค่ "การพูด" แต่เป็นการสนทนาที่มีพลังและความลึกซึ้งที่ช่วยสร้างความไว้วางใจ ความเข้าใจ และความสัมพันธ์ที่มีความหมายในทีมงาน

หลักการสำคัญของสุนทรียสนทนาประกอบด้วย

1. การฟังอย่างลึกซึ้ง (Deep Listening): การฟังที่ไม่ได้มุ่งเพื่อตอบกลับ แต่เพื่อเข้าใจสิ่งที่คู่สนทนาต้องการสื่อสาร

2. การใช้คำถามเปิดเพื่อกระตุ้นความคิด (Open-Ended Questions): คำถามที่ช่วยเปิดใจและกระตุ้นให้คู่สนทนาได้แสดงความรู้สึกหรือมุมมองอย่างอิสระ เช่น "คุณคิดว่าปัญหานี้เกิดจากอะไร?"

3. การสะท้อนความรู้สึก (Reflective Listening): การสะท้อนสิ่งที่คู่สนทนาพูดเพื่อยืนยันว่าคุณเข้าใจ เช่น "คุณรู้สึกกดดันเพราะเดดไลน์ที่แน่นใช่ไหม?"

4. การสร้างพื้นที่ที่ปลอดภัย (Creating Psychological Safety): การทำให้ทีมรู้สึกว่าไม่มีการตัดสินและสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างเปิดเผย

กลยุทธ์ลด Toxic ด้วยสุนทรียสนทนา

1. เริ่มต้นด้วยการสร้างวัฒนธรรมการฟัง

ในองค์กรที่มีความ Toxic การฟังเป็นทักษะแรกที่ต้องพัฒนา หัวหน้างานควรเริ่มต้นประชุมหรือสนทนาโดยให้พนักงานแชร์มุมมองของพวกเขาก่อน โดยไม่มีการขัดจังหวะหรือการตัดสิน หัวใจสำคัญอยู่ที่หัวหน้าทีมต้องเป็นแบบอย่างที่ดีก่อน แล้วทีมงานจะค่อยๆ เรียนรู้และเริ่มฟังคนอื่น พร้อมกันนี้หัวหน้าทีมอาจต้องตั้งกฎในการพูดคุยร่วมกันว่า เมื่อมีคนพูด คนอื่นต้องตั้งใจฟัง และอย่าเพิ่งพูดแทรก

2. เปลี่ยน “คำสั่ง” ให้เป็น “คำเชิญ”

ไม่มีใครชอบการถูกสั่ง ดังนั้นในฐานะหัวหน้างานหรือเพื่อนร่วมงาน แทนที่จะพูดว่า “คุณต้องทำสิ่งนี้” ลองเปลี่ยนเป็น “คุณคิดว่าเราควรจัดการเรื่องนี้อย่างไรดี?” วิธีนี้จะสร้างการมีส่วนร่วมและลดการต่อต้าน

3. ใช้ความเห็นอกเห็นใจ (Empathy) ในสถานการณ์ขัดแย้ง

ในสถานการณ์ที่มีความขัดแย้ง ให้ใช้สุนทรียสนทนาเพื่อค้นหาสาเหตุของความไม่พอใจ เช่น "ฉันเข้าใจว่าคุณรู้สึกหงุดหงิดกับเรื่องนี้ คุณช่วยบอกฉันเพิ่มเติมได้ไหมว่าทำไมมันถึงสำคัญสำหรับคุณ?" (คุณสามารถปรับเปลี่ยนเป็นคำพูดที่เป็นสไตล์ของคุณ ให้ดูเป็นธรรมชาติของคุณมากขึ้น โดยคงใจความดังตัวอย่างไว้)

4. สื่อสารด้วยความโปร่งใส

หัวหน้างานควรเปิดเผยข้อมูลที่จำเป็นเพื่อสร้างความไว้วางใจ เช่น การอธิบายถึงเหตุผลเบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงในองค์กรอย่างตรงไปตรงมา หากไม่ใช่เรื่องคอขาดบาดตาย การพูดอย่างตรงไปตรงมาและจริงใจ (แต่มีวาทศิลป์ มีศิลปะในการพูด) คือการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

5. จัดกิจกรรมฝึกอบรมการสื่อสารแบบสุนทรียสนทนาในทีมงาน

ใช้กิจกรรมที่จำลองสถานการณ์เพื่อช่วยให้พนักงานเรียนรู้วิธีการสื่อสารเชิงสร้างสรรค์และลดความเข้าใจผิด

เทคนิคการใช้สุนทรียสนทนาในการประชุมอันดุเดือด

การประชุมที่เต็มไปด้วยอารมณ์และความขัดแย้งมักเกิดขึ้นในที่ทำงาน โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่มีความกดดันสูง เช่น การตัดสินใจในโครงการสำคัญ การหารือเรื่องงบประมาณ หรือความขัดแย้งระหว่างทีม ในสถานการณ์เหล่านี้ หัวหน้างานสามารถใช้สุนทรียสนทนาเพื่อเปลี่ยนบรรยากาศจากความตึงเครียดให้เป็นการสนทนาที่มีประสิทธิภาพและสร้างสรรค์ได้ โดยคุณสามารถประยุกต์ใช้วิธีการดังต่อไปนี้

1. เริ่มต้นด้วยการสร้าง “พื้นที่ปลอดภัย”

• ในการเริ่มต้นประชุม ให้คุณเน้นย้ำว่าการประชุมนี้เป็นพื้นที่ที่ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างเปิดเผยโดยไม่มีการตัดสิน

• ตัวอย่าง: “วันนี้เราอยากให้ทุกคนพูดในสิ่งที่คิดอย่างตรงไปตรงมาโดยไม่ต้องกังวลเรื่องการถูกตำหนิ สิ่งที่เรามองหาคือการแก้ไขปัญหาร่วมกัน”

2. ใช้ “คำถามเปิด” เพื่อปลดล็อกความคิดเห็น

• การตั้งคำถามเปิดจะช่วยดึงเอาความคิดและมุมมองจากสมาชิกในทีมที่อาจลังเลที่จะพูด

• ตัวอย่างคำถาม:

  • “ทุกคนคิดว่าอะไรคือสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดปัญหานี้?”

  • “มีทางออกอะไรที่เราอาจยังไม่ได้พิจารณาไหม?”

3. ใช้การสะท้อนความรู้สึกเพื่อลดอารมณ์รุนแรง

• ในสถานการณ์ที่มีการโต้แย้งหรืออารมณ์ดุเดือด หัวหน้างานควรสะท้อนความรู้สึกของผู้พูดเพื่อแสดงความเข้าใจ

• ตัวอย่าง: “ฉันได้ยินว่าคุณรู้สึกไม่พอใจกับวิธีการตัดสินใจที่ผ่านมา คุณช่วยเล่าเพิ่มเติมได้ไหมว่ามันส่งผลต่อคุณอย่างไร?”

4. หยุดพักเมื่อสถานการณ์เริ่มตึงเครียด

• หากการประชุมเริ่มร้อนแรงจนควบคุมไม่ได้ การหยุดพักชั่วคราวสามารถช่วยให้ทุกคนกลับมาโฟกัสและลดอารมณ์

• ตัวอย่าง: “ขอเสนอโอกาสให้ทุกคนหยุดพัก 10 นาทีเพื่อไตร่ตรองสิ่งที่พูดไปก่อน เราจะกลับมาเพื่อหาทางออกด้วยกัน”

5. เน้นที่ “เป้าหมายร่วม” แทนการโทษกัน

• เมื่อทีมเริ่มเข้าสู่การโต้แย้ง หัวหน้างานสามารถดึงความสนใจกลับมาที่เป้าหมายร่วม

• ตัวอย่าง: “จำไว้นะว่าทุกคนที่นี่ต้องการสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับทีม เรามาหาวิธีทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ทุกฝ่ายยอมรับได้กันเถอะ”

6. ปิดท้ายด้วยการสร้างความชัดเจนในขั้นตอนถัดไป

• การสรุปการประชุมอย่างสร้างสรรค์ช่วยให้ทุกคนรู้สึกว่ามีความคืบหน้าและมีแนวทางที่ชัดเจน

• ตัวอย่าง: “เราตกลงกันแล้วว่าจะลองใช้วิธีใหม่นี้ในเดือนหน้า พี่/ผม/ฉันจะติดตามผลและขอความคิดเห็นจากทุกคนอีกครั้งในสัปดาห์หน้า”

ตัวอย่างสถานการณ์จริง: การสื่อสารที่ iSTRONG

ถึงแม้ iSTRONG จะเป็นองค์กรที่ดูแลด้านสุขภาพจิต แต่ความจริงก็พบเจอความกดดัน ความเครียด และความหงุดหงิดใจไม่ต่างจากองค์กรอื่น ๆ แต่สิ่งหนึ่งที่ iSTRONG ปลูกฝังให้กับพนักงานทุกคนคือ "วัฒนธรรมการฟัง" และการมี Empathy กับเพื่อนร่วมงาน

ในการประชุม ผู้ที่ทำหน้าที่นำการประชุมจะพยายามใช้เวลาให้กระชับที่สุด เพราะเคารพในเวลาของกันและกัน เน้นย้ำการโฟกัสและตั้งใจประชุมเพื่อให้สรุปโดยเร็ว โดยไม่มีใครนำคอมพิวเตอร์มานั่งทำงานไปประชุมไปจนเวลายืดเยื้อ และผู้นำการประชุมจะเป็นฝ่ายแสดงความคิดเห็นหลังสุด หลังจากที่ได้ฟังความคิดเห็นจากทุกคนแล้ว หากใครนั่งเงียบจะถูกถามความคิดเห็น เพื่อให้ทุกคนรู้สึกว่าไอเดียของทุกคนมีความหมาย ที่สำคัญคือการสื่อสารต้องเปิดเผยและตรงไปตรงมามากที่สุด โดยไม่มีจุดมุ่งหมายพูดเพื่อให้ใครเจ็บใจ หัวใจหลักคือหัวหน้าต้องควบคุมอารมณ์ให้ดี และเทคนิคการลดความตึงเครียดอีกหนึ่งวิธีที่ได้ผลคือการหยอดอารมณ์ขันเข้าไปบ้าง

ผลลัพธ์คือทุกคนใช้เวลาในการประชุมอย่างกระชับ ออกนอกประเด็นบ้างแต่ไม่บ่อย บรรยากาศที่มีความร่วมมือกัน และทุกคนมีความรู้สึกไว้วางใจกัน

เปลี่ยนทีมของคุณด้วยสุนทรียสนทนา

ความ Toxic ในที่ทำงานไม่ใช่สิ่งที่แก้ไขได้ในทันที แต่มันเริ่มต้นจากการเปลี่ยนแปลงวิธีที่คุณสื่อสารกับทีมงาน การนำสุนทรียสนทนาจะค่อย ๆ เปลี่ยนพนักงาน แถมพวกเขายังสามารถนำไปใช้กับคนที่บ้านได้ด้วย

เรียนรู้ทักษะการสร้างสุนทรียสนทนาผ่านหลักสูตรนักให้คำปรึกษา Counseling Skills Certificate

มุมมองของผู้นำในยุคนี้เปลี่ยนไป ผู้นำที่เก่งอยู่คนเดียว ทีมงานคนอื่นคิดไม่เป็นตัดสินใจไม่ได้เริ่มไม่ได้ผลอีกต่อไป ผู้นำในทุกระดับก็ต้องเรียนรู้ทักษะที่จะตอบโจทย์กับ "ภาวะผู้นำ" ในยุคนี้ ทักษะการให้คำปรึกษาเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สามารถประยุกต์ใช้ในการดูแลคนทำงานได้ดีในปัจจุบัน ด้วยเหตุผลดังนี้

• เรียนรู้การฟังที่ลึกซึ้ง: เพื่อเข้าใจพนักงานในระดับที่ลึกซึ้งกว่าคำพูด ที่หัวหน้าสามารถขับเคลื่อนผลงานไปพร้อมกับการดูแลอารมณ์และจิตใจของพนักงานได้ในเวลาเดียวกัน

• พัฒนาการใช้คำถามปลายเปิด: เพื่อกระตุ้นให้พนักงานแสดงความคิดเห็นมากขึ้น

• ฝึกการสะท้อนความรู้สึก: เพื่อสื่อสารว่าคุณรับฟังและเข้าใจพนักงานอย่างแท้จริง

• ฝึกฝนการสร้างพื้นที่ปลอดภัย: เพื่อสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ไว้วางใจกัน

• เพิ่มภาวะผู้นำที่เข้าใจ: เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและความเชี่ยวชาญในบทบาทผู้นำ

คุณสามารถดูรายละเอียดหลักสูตรประกาศนียบัตรนักให้คำปรึกษาได้ที่นี่ >>