2 min read

พัฒนาการสื่อสารภายในทีมให้ดีและมีประสิทธิภาพด้วยเทคนิค HORENSO

จากการศึกษาของประภาพรรณ คลังกลาง พบว่า อุปสรรคใหญ่ในการสื่อสารภายในทีม คือ พฤติกรรมการสื่อสารในองค์กร และบรรยากาศในการสื่อสาร ซึ่งสอดคล้องกับการศึกษาทางจิตวิทยาองค์กรของแพมาลา วัฒนเสถียรสินธุ์ ที่พบว่า ปัญหาการสื่อสารภายในทีมมักเกิดจากการสื่อสารที่ไม่เข้าใจกัน การสื่อสารที่คลาดเคลื่อน รวมถึงทัศนคติทางลบที่คนในทีมมีต่อกัน ซึ่งการสื่อสารภายในทีมที่มีปัญหานี้ก็ได้ส่งผลเสียมหาศาลต่อองค์กร

ดังจะเห็นได้จากรายงานสถานะของการสื่อสารทางธุรกิจประจำปี 2023 ของ Grammarly ที่รายงานว่า ในแต่ละปีองค์กรเอกชนในประเทศสหรัฐอเมริกาต้องสูญเสียเงินเนื่องจากมีการสื่อสารภายในทีมผิดพลาดมากถึง 12,506 ดอลล่าห์ต่อพนักกงาน 1 คน และจากรายงานของ Forbes เมื่อปี 2023 ก็พบว่า พนักงานในประเทศสหรัฐอเมริกาถึง 49% ให้ข้อมูลว่าการสื่อสารภายในทีมที่ผิดพลาดส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานของพวกเขาลดลง

โดยปัญหาดังกล่าวถือว่าเป็นปัญหาใหญ่ที่ทุกองค์กรทั่วโลกต้องเผชิญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ด้วยเหตุนี้ผู้เชี่ยวชาญทางจิตวิทยาองค์กรชาวญี่ปุ่น จึงได้คิดเทคนิคจิตวิทยาที่มาช่วยปรับการสื่อสารภายในทีมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเรียกเทคนิคจิตวิทยาการสื่อสารภายในทีมนั้นว่า “HORENSO” ค่ะ

HORENSO เป็นเทคนิคการสื่อสารที่มีพื้นฐานมาจากปรัชญาญี่ปุ่น โดยมีความหมายถึง การรายงาน การติดต่อ และ การปรึกษา ซึ่งการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ต้องประกอบด้วยสามส่วนนี้ จะขาดส่วนใดส่วนหนึ่งไปไม่ได้ เพราะเมื่อเรามีการรายงานความคืบหน้า ปัญหา อุปสรรค ภายในทีม ให้ทีมรับรู้ ในทีมก็จะมีการติดต่อสื่อสาร และมีการให้คำปรึกษาเพื่อแก้ไขปัญหา ลดอุปสรรค และผลักดันงานให้ไปสู่เป้าหมายได้ในที่สุด โดย HORENSO มีแนวทางปฏิบัติ ดังนี้

HOukoku : การรายงาน

การรายงาน คือ การอธิบายให้ทีมรับทราบร่วมกันถึงความก้าวหน้าของงานที่ทำอยู่ ปัญหา อุปสรรค และความเป็นไปได้ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต อย่างชัดเจน ครบถ้วน ตรงไปตรงมา

REnraku : การติดต่อ

การติดต่อ คือ การพูดจาสื่อสารที่มีความถูกต้อง ครบถ้วน สั้น กระชับ ได้ใจความ และสื่อสารได้ตรงตามจุดประสงค์

SOudan : การปรึกษา

การปรึกษา คือ การแลกเปลี่ยนความรู้ ทัศนะ ความคิดเห็น ต่อการดำเนินภารกิจของทีมให้สามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก่อให้เกิดประสิทธิผล ด้วยการใช้เวลาและงบประมาณที่เหมาะสม

ทั้งนี้ ทั้ง 3 เทคนิคของ HORENSO จะต้องยึดหลักคำถาม 7 ข้อ ที่เรียกว่า “5W2H” ได้แก่

What คือ การตั้งคำถามเพื่อกำหนดวิธีการทำงาน โดยเป็นการตั้งคำถามเกี่ยวกับสถานการณ์ในการทำงานว่า เรากำลังทำอะไรในตอนนี้
Who คือ การตั้งคำถามเพื่อกำหนดผู้รับผิดชอบในภาระงาน โดยการตั้งคำถามว่าใครจะเป็นแม่งาน หรือในการทำงานนี้มีใครรับผิดชอบในส่วนไหนบ้าง
Where คือ การตั้งคำถามเพื่อระบุสถานที่ในการปฏิบัติงาน หรือดำเนินภารกิจ โดยต้องตั้งคำถามว่างานที่กำลังทำกันอยู่นี้ควรจะทำที่ไหนจึงจะเหมาะสม และเกิดประโยชน์สูงสุด
When คือ การตั้งคำถามเพื่อกำหนดระยะเวลาในการทำงาน ตั้งแต่เริ่มงานจนจบงาน เพื่อกำหนดกรอบเวลาในการทำงานให้ชัดเจน
Why คือ การตั้งคำถามเพื่อหาวัตถุประสงค์ในการทำงาน โดยเป็นการตั้งคำถามว่าทำสิ่งนี้ เพื่ออะไร หรือได้ประโยชน์อะไรจากการทำงานนี้
How คือ การตั้งคำถามเกี่ยวกับกระบวนการทำงาน โดยเป็นการตั้งคำถามว่าในการทำงานนี้มีขั้นตอนการทำงานกี่ขั้นตอน และทำอย่างไรบ้าง
How much คือ การตั้งคำถามเพื่อกำหนดงบประมาณของการทำงานนี้ โดยเป็นการตั้งคำถามว่าในการทำงานนี้ให้สำเร็จต้องใช้เงิน วัสดุอุปกรณ์ หรือทรัพยากรอื่น ๆ ขององค์กรเท่าไร จึงจะคุ้มค่าที่สุด

ซึ่งทรัพยากรสำคัญในการทำงานให้บรรลุตามเป้าหมายตามแนวคิด HORENSO ประกอบด้วย 5 ทรัพยากรหลัก ที่เรียกว่า “4M1E” ได้แก่

Men คือ ทรัพยากรบุคคล ซึ่งถือว่าเป็นทรัพยากรล้ำค่าที่สุดขององค์กร เนื่องจากคนที่ทำงานเก่ง ทำงานดี มีประสิทธิภาพ และเข้ากับเพื่อนร่วมงานได้ดีนั้นหายากมาก กว่าจะสร้างผู้เชี่ยวชาญ หรือผู้ชำนาญงานแต่ละคนในองค์กรต้องใช้เวลา และงบประมาณมาก ดังนั้นทรัพยากรบุคคล จึงถือว่าเป็นหัวใจหลักในการขับเคลื่อนองค์กร
Machine คือ วัสดุอุปกรณ์ เครื่องจักรกล เทคโนโลยี หรืออุปกรณ์อื่น ๆ ที่ช่วยให้ทีม หรือ บุคลากรในองค์กรสามารถทำงานได้สำเร็จ
Material คือ ผลิตภัณฑ์ สินค้า บริการ หรืองานที่ทีม หรือบุคลากรในองค์กรผลิตออกมา หรือการสร้างมูลค่าให้แก่องค์กรในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง
Method คือ วิธีการทำงานที่ได้มาจากการตั้งคำถาม How ในข้างต้น ซึ่งเป็นวิธีดำเนินการที่ทำให้งานออกมาดี บรรลุวัตถุประสงค์ สามารถนำพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จ
Environment คือ บรรยากาศในการทำงาน จากงานวิจัยที่กล่าวถึงในตอนต้นว่าบรรยากาศในการทำงานส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการสื่อสารภายในทีม และประสิทธิภาพการสื่อสารภายในทีมส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากร ดังนั้นถ้าต้องการให้งานออกมาดี บรรยากาศในการทำงานก็จะต้องดี มีความสุข และเหมาะสมต่อการทำงานด้วย

นอกจาก HORENSO จะได้นำเสนอเทคนิคในการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในทีมแล้ว ยังได้แนะนำเทคนิคการลดอุปสรรค หรือขจัดปัญหาการทำงานภายในทีมด้วย 2 เทคนิค ดังนี้

Corrective คือ การศึกษาปัญหา และวิเคราะห์ปัญหาถึงสาเหตุการเกิดปัญหา ลักษณะปัญหา และทรัพยากรที่ทีมมีอยู่ เพื่อหาแนวทางการแก้ปัญหาที่ถูกต้อง เหมาะสม สอดคล้องกับสถานการณ์
Preventive คือ การข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาและแนวทางการแก้ปัญหา มาถอดบทเรียนเป็นมาตรการป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์หรือปัญหาซ้ำเดิมขึ้นมาอีก

การสื่อสารภายในทีมถือเป็นหัวใจสำคัญในการทำงาน เพราะการที่งานจะสำเร็จได้นั้น คนในทีมต้องเข้าใจกันอย่างถ่องแท้เสียก่อน งานถึงจะราบรื่น และฟันฝ่าอุปสรรคจนประสบความสำเร็จได้ ด้วยเหตุนี้จึงหวังว่าเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในทีม “HORENSO” ที่ได้นำเสนอไปข้างต้น จะเป็นประโยชน์ต่อทุกท่านในการทำงานนะคะ

หากคุณต้องการพัฒนาทักษะด้านจิตวิทยา เพื่อปรับใช้ในการทำงาน ครอบครัว ความสัมพันธ์และในชีวิตประจำวัน สามารถดูคอร์สเรียนจาก iSTRONG ได้ที่นี่

iSTRONG Mental Health

ผู้ดูแลสุขภาพใจให้กับบุคคล ครอบครัว และองค์กร

บริการของเรา

สำหรับบุคคลทั่วไป

บริการปรึกษา จิตแพทย์และนักจิตวิทยา : http://bit.ly/3lmThUa
คอร์สฝึกอบรมทักษะด้านจิตวิทยา : http://bit.ly/3RQfQwS

สำหรับองค์กร

EAP โปรแกรมสำหรับองค์กร : http://bit.ly/3RLI8Z8

โทร. 02-0268949 หรือ Line : @istrong

บทความแนะนำ :

1. 3 วิธีสื่อสารอย่างไรให้ได้ผล 100%

2. 3 เทคนิคจิตวิทยา สื่อสารอย่างไรให้ประสบผลสำเร็จและมีประสิทธิภาพ

อ้างอิง :

1. Business plus. (2023, 23 มกราคม). มารู้จัก ... Ho Ren So ปรัชญาญี่ปุ่นกับการทำงาน. [ออนไลน์].

สืบค้นเมื่อ 21 มิถุนายน 2567 จาก https://www.businessplus.co.th/Activities/ข่าวสาร-hrm-c021/มารู้จัก-ho-ren-so-ปรัชญาญี่ปุ่นกับการทำงาน-v8352

2. Mirai campus. (2019, 7 ตุลาคม). ทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการสื่อสารแบบ HORENSO. [ออนไลน์]. สืบค้นเมื่อ 21 มิถุนายน 2567 จาก https://miraicampus.com/190814_horenso/

3. Workplace. (2024). ความท้าทายของการสื่อสารภายใน 10 ประการ และวิธีจัดการกับความท้าทายเหล่านั้น. [ออนไลน์]. สืบค้นเมื่อ 21 มิถุนายน 2567 จาก https://th-th.workplace.com/blog/internal-communication-challenges

4. คอเดียวกัน. (17 มิถุนายน 2565). โฮเรนโซ. [ออนไลน์]. สืบค้นเมื่อ 21 มิถุนายน 2567

จาก https://www.facebook.com/photo/?fbid=574396317649794&set=a.257271742695588

5. ประภาพรรณ คลังกลาง. (2556).

ปัญหาในการสื่อสารภายในองค์กรของพนักงานกรณีศึกษา บริษัท SVI จำกัด (มหาชน) จ.ปทุมธานี.

กรุงเทพฯ : มหาวิทยาลัยรามคำแหง. 1 – 13.

6. แพมาลา วัฒนเสถียรสินธุ์. (2559).ปัจจัยที่ส่งผลต่อปัญหาการสื่อสารในองค์กร กรณีศึกษา บริษัท ยูไนเต็ด แสตนดาร์ด เทอร์มินัล จำกัด (มหาชน).

กรุงเทพฯ : มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์.

ผู้เขียน : จันทมา ช่างสลัก

บัณฑิตจากรั้ว มช. และมหาบัณฑิตจาก NIDA ปัจจุบันเป็นคุณแม่ลูก 1 ผู้เป็นทาสแมว ที่มุ่งมั่นจะพัฒนาการเขียนบทความจิตวิทยาให้โดนใจผู้อ่าน และสร้างแรงกระเพื่อมทางสังคม ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกบนโลกใบนี้